Инвентаризация в торговой организации.

В конце сезона в обувных магазинах и на складе проводится инвентаризация товарно-материальных ценностей. Расскажем о ней поподробнее.
Для чего нужна инвентаризация?
Фактически она проводится, чтобы сопоставить фактические остатки товара на складе или в магазине с учетными остатками, от ее результата зависят корректное планирование закупок и продаж в следующем сезоне.
Практика показывает, что в торговых организациях, где нет подхода к систематическому проведению инвентаризаций, возрастает количество хищений, объем просроченного товара, в связи с постоянными недостачами страдает моральный климат в коллективе.
Инвентаризация показывает расхождение реальных остатков товара с учетной системой. Причины для этого могут быть совершенно разные: начиная от ошибок при приеме и отгрузке товара, заканчивая злоупотреблениями сотрудников.

Проведение инвентаризации может быть плановой и внезапной, полной и выборочной, когда мы проверяем наличие товара по артикулам или по торговым маркам. Определяет порядок и сроки проведения руководитель. Но есть случаи, когда проведение инвентаризации в течении сезона обязательно :
— перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
— при смене материально ответственных лиц;
— при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
— в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
— при реорганизации или ликвидации организации;
— при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального предприятия;
— в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Процесс проведения инвентаризации довольно сложный, поэтому ее надо проводить поэтапно.
1. Этап-подготовка к инвентаризации и сбор комиссии.
Директор издает приказ и создает комиссию. Приказом назначается Председатель комиссии, сотрудник офиса и включаются все материально-ответственные лица.
В приказе, как правило, конкретизируется порядок, какие объекты подлежат проверке, сроки проведения инвентаризации объекта, причину, по которой она проводится, состав комиссии и иные сведения. Приказ регистрируется в Журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-23).
В торговых организациях, согласно российскому законодательству, этот процесс начинается для продавцов и кладовщиков внезапно — работники не должны знать ничего до того, как в магазин или на склад придет комиссия. После этого продажа и перемещение товара, который попадает под инвентаризацию, запрещается. То есть либо надо закрыть весь склад или магазин, либо только проверяемый отдел и кассу при отделе. Инвентаризация склада и торговой точки отличаются тем, что подсчитать товар на складе намного тяжелее, чем на полках, и поэтому требуется больше времени и усилий.
Подготовка к пересчету товара должна проводиться в присутствии всех членов комиссии. Для упрощения процесса проведения инвентаризации составляют план, на пример удобно считать по схеме расположения товара. В этом случае после пересчета можно прямо на ней фиксировать фактическое количество продукции. Этот способ удобен своей наглядностью.
Перед инвентаризацией следует проверить также наличие договоров о личной или коллективной материальной ответственности, сроки действия этих договоров.
Для удобства распечатывают инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3) отдельно на каждое материально ответственное лицо, если снятие остатков проводится вручную, а не с помощью терминала сбора данных.

2. Этап-проведение инвентаризации и фиксирование ее результатов.
Распечатывается инвентаризационная опись, члены комиссии пересчитывают остатки товара, заносят данные в графу «Фактическое наличие». По завершению пересчета опись подписывается всеми членами комиссии.
В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.
При снятии остатков с помощью терминала считываются штрих-коды на коробках, в дальнейшем считанная база выгружается в 1с.

3. Этап-сверка фактического результата инвентаризации с данными учета.
Формируется сличительная ведомость. Заполняются акты и другие документы, которые поясняют расхождения между фактическим и учетным остатком товаров.
Если у вас есть бухгалтер, то сверку проводит он на основе инвентаризационной описи ИНВ-3, составленной на предыдущем шаге.
В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, т.е. расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.
Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах бухгалтером, один из которых хранится в бухгалтерии, второй передается материально ответственному (ым) лицу (ам).
Если учетные процессы в вашей организации автоматизированы, то проверка, чаще всего, проходит быстрее — из системы распечатываются остатки товаров и сверяются с тем, что есть на полках и на складе. Таким образом, вы можете быстро обнаружить недостачу или излишки при инвентаризации.
По итогам проверки необходимо передать заполненные и подписанные всеми членами комиссии описи в бухгалтерию. Там будет проводиться сверка фактических остатков товара из описей с данными системы учета. Если бухгалтерии нет, то обязанности бухгалтера выполняет генеральный директор, и сверку нужно проводить ему. Если в магазине или на складе были выявлены отклонения по фактическому наличию, это необходимо отразить в сличительной ведомости результатов инвентаризации ТМЦ по форме ИНВ-19. Ее обязательно подписывает в том числе и материально-ответственное лицо.
Если товары находятся в пути, на хранении не на месте проведения инвентаризации или испорчены, то оформляются документы:
ИНВ-6 — акт инвентаризации ТМЦ, находящихся в пути;
ИНВ-5 — инвентаризационная опись ТМЦ, принятых на ответственное хранение;
ТОРГ-15 — акт о порче, бое;
ТОРГ-16 — акт о списании товаров.
Иногда во время проверки некоторые товары еще не доставлены в магазин — в этом случае требуется заполнить бланк акта ИНВ-6. Продукция, которая хранится на складах других организаций, актируется формой ИНВ-5.
На испорченные товары, не подлежащие дальнейшей реализации, в том числе по срокам годности, составляется акт о списании по форме ТОРГ-16. Он заполняется в трёх экземплярах (для материально-ответственного лица, бухгалтерии и подразделения, где проводится инвентаризация) и подписывается всеми членами комиссии. ТОРГ-15 заполняется при порче, бое, ломе — на товары, которые можно уценить или списать. Также заполняется в трех экземплярах и утверждается руководителем организации.
Излишки и недостача при инвентаризации.
Выявленные расхождения — излишки или недостачи — нужно оформить как приход или расход. Иногда недостача при инвентаризации списывается как воровство покупателей или погрешности учета — по установленным нормам. Существенную для организации недостачу оплачивает материально-ответственное лицо.
При обнаружении пересортицы — одновременного излишка и недостачи товаров одного наименования, но разного сорта — необходимо понять, одинаковы ли они по цене. В учете суммы превышения недостачи над излишками списываются на финансовые результаты, соответственно, вам придется оштрафовать невнимательного продавца или кладовщика. В любом случае, даже если урон организации не был нанесен, пересортицу нужно отразить в вашей учетной системе для обеспечения качества данных.

4. Этап-подведение итогов инвентаризации, отражение их в учете

На этом этапе, когда есть четкая картина по отклонениям, руководитель издает приказ об утверждении результатов инвентаризации. На его основании можно взыскать ущерб с виновных лиц, внести соответствующие записи в регистры бухгалтерского учета.
Параллельно с этим в ведомость учета результатов ИНВ-26 бухгалтер вносит все итоговые цифры по колонкам: излишки, недостачи, испорченные товары, фиксирует пересортицу, разносит по колонкам суммы естественной убыли, сумму, которую нужно списать с виновных лиц и сумму сверх норм естественной убыли. Документ подписывается всеми участниками процесса. После этого у владельца или бухгалтерии есть законные основания взыскать убытки с виновных лиц. Процесс инвентаризации документально завершен.
Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете.

Название сниппета
Название статьи
Inventory to the trade organization
Автор


mnpo

Администратор сайта. Приглашаем представителей обувных торговых марок для участие в проекте www.obuvtm.ru, заявки присылайте на почту mnpo@mnpo.ru.



'Инвентаризация в торговой организации.' не имеет комментариев

Будь первым, напиши свой комментарий к статье


Хотите поделиться своими мыслями?

Ваш email не будет публикован.

.